Етикет ділового листування в Мережі

Сучасні технології давно вже проникли в усі сфери діяльності. Діловими електронними листами сьогодні обмінюються абсолютно всі організації. А тому кожен повинен вміти правильно їх складати.

При написанні ділового електронного листа необхідно чітко дотримувати певну схему.

Структура електронного листа:

тема;
привітання;
відображення мети листи;
зміст (пропозиції, пояснення, питання і т.д.);
прощання;
підпис з контактними даними;
посилання на сайт компанії (якщо такий є);
логотип (за бажанням).

Тема електронного листа
Тему в діловому електронному листі треба обов'язково вказувати. Адже адресат, переглядаючи вхідні, може орієнтуватися саме на заголовки. Тема неодмінно повинна відображати суть ділового листа. Ніяких абстрактних і безглуздих фраз. Якщо при відповіді на діловий лист тема міняється, необхідно виправляти і заголовок.

Зміст
Ділове електронного листа має бути максимально лаконічним. Писати слід тільки у справі, не відхиляючись від теми. Краще, щоб пропозиції були короткими.

Якщо логічно текст ділового листа можна розділити на абзаци, треба зробити це.

Не можна писати все великими літерами - у цьому випадку повідомлення буде погано читатися. Після написання ділове електронного листа слід перевірити: опечатки, орфографічні, пунктуаційні і граматичні помилки в тексті вкрай небажані.

У ході тривалої переписки можна цитувати свого співрозмовника, щоб він не упустив нитку розмови. Однак не варто надмірно цим захоплюватися. Цитати і новий текст повинні бути розмежовані. Чужі слова в електронному листі прийнято відокремлювати знаком>.

Не слід навіть у діловому повідомленні вказувати персональні дані (паспортні, приміром), так як немає жодної надійної поштової системи.

Флейми (пропозиції, написані під впливом емоцій) у діловому листуванні неприпустимі. Смайли в ділових листах також під забороною.

Підпис в e-mail
У налаштуваннях електронної пошти є можливість приєднувати стандартну підпис з персональним ім'ям і контактами. У випадку з ділової листуванням слід її використовувати. Крім того, що підпис ідентифікує адресанта, вона ще й позначає альтернативні канали зв'язку з ним. У підписі до діловій письма прийнято вказувати свої ПІБ, посада, робочі телефони, e-mail, посилання на сайт компанії.

Етикет ділового листування в Мережі
За правилами етикету, відповідати на діловий лист необхідно протягом 2 діб з моменту його отримання. Якщо вчасно відповісти не вдалося, слід вказати причини зволікання в запізнілому листі.

Особливо важливо відписувати при отриманні повідомлення з вкладеним файлом. Тільки, отримавши Вашу відповідь, партнер зможе упевнитися, що вкладення дійшло і успішно відкрилося.

Якщо ділове електронного листа було відправлено віялової розсилкою, не завжди слід на нього відповідати.

Якщо відповідь на пошту не приходить протягом тижня, можна розцінювати це як відмову від продовження спілкування.

За правилами гарного тону, електронне листування повинен закінчувати той, хто її почав.