Однак ділове спілкування по телефону принципово відрізняється від приватного. Найголовніша відмінність полягає в тому, що при веденні ділових переговорів Ви ставите на карту не тільки свій особистий авторитет, але і репутацію організації, в якій працюєте. Так що при недотриманні етикету спілкування по телефону Ви ризикуєте завдати непоправної шкоди власній фірмі.
Правила ділового спілкування по телефону
Ситуація 1: Ви є ініціатором ділових переговорів по телефону
Підготовка до ділової бесіди по телефону
Перед тим, як вчинити ділової телефонний дзвінок, треба ретельно підготуватися:
морально налаштуватися на ділову бесіду;
для себе чітко сформулювати мету майбутніх ділових переговорів;
спланувати хід ділової бесіди, записавши всі Ваші питання на папері;
покласти перед собою всі матеріали, які можуть знадобитися під час здійснення телефонних переговорів (чисті аркуші, ручки, необхідні документи, телефонну книжку);
постарайтеся абстрагуватися від особистих переживань і негативних емоцій перед вчиненням ділового телефонного дзвінка, адже голос видасть Ваше невдоволення або й агресію, а Ваш співрозмовник може прийняти це на свій рахунок;
підберіть найбільш зручне для Вас і для Ваших партнерів час для здійснення ділового спілкування по телефону. Якщо Ви збираєтеся дзвонити зайнятим людям, заздалегідь домовтеся про день і час проведення ділових переговорів по телефону.
Принципи здійснення ділового спілкування по телефону:
Коли Ви телефонуєте діловому партнерові, насамперед треба представитися і повідомити мету свого дзвінка.
Для здійснення ділових переговорів слід обрати доброзичливий рівний тон спілкування.
Ділові переговори по телефону треба вести енергійно і лаконічно, уникаючи повісанія тривалих пауз і вживання розмитих фраз.
Ні в якому разі не можна намагатися чинити психологічний тиск на співрозмовника у процесі ділового спілкування, інакше ви ризикуєте не домовитися.
При діловому спілкуванні по телефону вкрай важливо уникати некоректно заданих питань.
Якщо Ви здійснюєте міжнародний або міжміський ділової телефонний дзвінок, прослідкуйте, щоб його тривалість не перевищувала 6 хвилин.
Всі Ваші вимоги або пропозиції до ділових партнерів повинні бути логічно викладені й аргументовані.
Ясно і точно відповідайте на всі питання, що задаються Вашим співрозмовником.
Записуйте головні пункти ділових переговорів на папір.
На завершення ділової бесіди по телефону ще раз озвучте всі домовленості, до яких Вам з Вашим співрозмовником вдалося прийти.
Так як дзвонили Ви, то і завершувати бесіду слід саме Вам. Винятком є ситуація, коли Ваш співрозмовник старше Вас за посадою.
Після успішних ділових переговорів незайвим буде також переслати факсом Вашому партнерові протокол, що фіксує думки обох сторін за всіма пунктами попереднього ділової телефонної розмови.
Якщо в результаті ділового спілкування по телефону Ви обіцяєте передзвонити партнеру трохи пізніше, неодмінно слід передзвонити протягом 24 годин.
Не слід телефонувати партнерам по бізнесу на домашній телефон.
Якщо Ви збираєтеся зробити дзвінок своєму діловому партнерові з приводу приватного питання, Вам слід, по-перше, звернути увагу на час доби, по-друге, постаратися скоротити час даного дзвінка до мінімуму.
Якщо, подзвонивши, Ви раптом не застаєте на робочому місці того, з ким збиралися вести ділові переговори, уточніть, коли можна буде передзвонити, але ні в якому разі не з'ясовуйте, де в даний момент знаходиться потрібний Вам людина.
Ситуація 2: Вам дзвонить діловий партнер
Якщо Вам дзвонять по роботі, бажано підняти трубку після другого або третього дзвінка.
Відповідаючи на телефонний дзвінок на робочому місці, спочатку слід привітати співрозмовника, потім оголосити назву організації, в яку він подзвонив, а після вже представитися.
Для того щоб Ви могли вести ділову бесіду правильно, Вам необхідно знати, як звертатися до співрозмовника. І, якщо він не назвав свого імені та по батькові, слід доброзичливим тоном довідатися їх: "Назвіться, будь ласка!", "Мені б хотілося дізнатися, з ким я говорю!".
Треба відповідати на всі питання, що задаються Вашим діловим партнером енергійно і точно. Також бажано швидко розшукувати необхідні для ведення ділових переговорів документи та номери телефонів.
Некультурним вважається більше двох хвилин тримати подзвонив Вам людини в очікуванні. Якщо Ви не відповідаєте впродовж цього часу, згідно з правилами ділового етикету, він має повне право перервати дзвінок.
Якщо партнер по бізнесу подзвонив Вам під час обіду, не слід піднімати трубку з набитим ротом. Попросіть когось із співробітників відповісти на дзвінок.
Попрощатися першим повинен той, що дзвонив чоловік, не беріть ініціативу на себе, коли не слід.
Комментариев нет:
Отправить комментарий